愛宕神社へ向かう参道入り口のほど近く、都内とは思えぬ豊かな緑あふれる場所に、そのロケーションにふさわしい瀟洒なチーズショップがあります。その3階に、世界的に有名なソムリエ、田崎 真也氏が主宰を務めるワインサロンがあります。

低価格のワインの登場から始まり、コンビニでも気軽に買えるようになったことで迎えたワインブーム。そんなワインブームの火付け役の一人である田崎氏ですが、レストラン経営から、自らの主催するワインスクールの開校、ご本人が手がけるワインの発売など、ワインは特別なものではなく、楽しむものとして広くアピールされています。

現在もワインブームは衰えることを知らず、私たちの生活にも、より親しみやすいものになってきました。

株式会社 サンティール様は、田崎氏が都内で経営するフレンチレストラン、「Restaurant S」、東京都産の食材のみを使った創作和食の店「T」、焼酎を楽しむ「眞平」、「ワインBar　カノン」 の経営のほか、ワインスクールの経営・運営も担われています。

ワインスクールでは、「ワインは覚えてから楽しむものではなく、楽しんでから覚えるもの。」というコンセプトのもと、ワインやチーズなどを楽しむための基礎知識から日本ソムリエ協会認定のソムリエ、ワインアドバイザー、ワインエキスパート育成のための専門的なコースまで幅広く網羅され、多くのワインファンから人気を集めています。

その他、紅茶や焼酎、日本酒、フランス語など多彩なコースが用意され、日常をより豊かにしてくれる嗜好の数々を、楽しみながら学べるのが特長です。

1年を4期に分け、短期のコースから長期のコースまで、それぞれ季節に合ったコンテンツを用意し、生徒さんにご満足いただける様、常に工夫されているようです。

BIG通販Pro導入の経緯

約5年前に導入した某社の顧客管理システムで、生徒さんの情報や受講履歴などを管理されていました。しかし、顧客管理システムでは生徒さんの詳細情報の管理は出来ても、入金管理が出来ず、運用でカバーする必要がありました。そこで、受講料の請求書印字のみカスタマイズし、入金については手作業で行われていました。

今回、サーバの老朽化とシステムのリース契約更新に伴い、システムの入れ替えを検討。当社にも、「顧客管理システムとそのカスタマイズ」という引き合いをいただきました。

汎用的につくられたパッケージソフトをそのまま利用すると、多くの会社で業務に合わない部分が出てくるものです。しかし、これまでと同じ顧客管理システムのカスタマイズは、同社の業務形態に全てあわせようとすると、莫大な費用を要します。

「最初に入れたシステムが、カスタマイズで業務に合わせたものだったために、そのままの思考でシステム入れ替えを検討しました。しかし、本来当社が行いたかったのは、生徒さんの管理と入金・請求業務です。いわゆる販売管理になりますね。そこで、販売管理パッケージを用いたシステム導入へとその考えをシフトしました。」と、同社取締役の横張様は語ります。

当社の販売管理パッケージのうち、対個人向けのシステム、BIG通販Proであれば、生徒さんの管理、受講履歴、コースの管理、請求業務、入金管理、営業支援機能の全てが網羅できるというご提案から、それぞれの機能別に打ち合わせを重ねてゆきました。そして、細かい部分でカスタマイズを要するものの、必要最低限に抑え、ご導入へと至りました。

また、前システムで蓄積された受講履歴をそのまま移行できるのも大きなポイントとなったようです。

こうして、本来通販業務をサポートするためのソフト、BIG通販Proでのスクール管理が始まったのです。

スクール管理

通常、商品を管理するための商品マスタで、各々のクラスを管理されています。

大分類は、ワイン、チーズなどのカテゴリ、実際、伝票入力に使用される商品コード部分には、細分化されたコース別・日付別にされ、 分類別にも、詳細にも集計できるしくみになっています。

顧客マスタでは、生徒さんの管理をされています。管理項目については独自のものを数項目追加し、顧客管理ソフトとしての機能を最大限に活用されているようです。

生徒さんは、ホームページやリーフレットに掲載されたタイムスケジュールを参考に、受講したいクラスを予約します。予約は、ホームページのメールフォームや電話、FAXなど様々。受付者は、日付ごとに商品化されたマスタを呼び出し、売上伝票を入力すると、実績数はすなわち、各クラスの参加人数となります。

「当スクールのクラスはワインやチーズを用いた実践なので、参加人数分のワインやチーズを用意します。特に、チーズは生ものですから、多く仕入れすぎてもロスが生じてしまうため適正数を仕入れる必要があります。
振り替え自由のクラスですから、日々参加人数が変化しますので、瞬時に参加人数が把握できることが何より嬉しい機能ですね。」と、担当の小泉様は語ります。

入力された売上伝票を元に請求書を発行し、あらかじめ生徒さんに郵送します。「請求書は会社に郵送してほしい」という希望をかなえるために、会社住所を管理するカスタマイズをしています。

以前のシステムでは管理できなかった入金に関しても、契約銀行から送られる入金日報を元に消しこみを行い、格段に楽になったそうです。

クラス当日までに、振込みが完了していない生徒さんが居ないか、未入金リストでチェックし、回収に関しても以前よりスムースになりました。

チーズやワインの認定試験が重なる7月～9月が一番の繁忙期で、その間は生徒さんからの申込みが集中するそうです。

現在、導入システムのP2P（ピアツーピア）版の2台で、申込み受付を行われているそうですが、今のところ毎日送られて来る申し込みをその日に処理できているそうです。

顧客管理ソフトとしての活用

請求・入金管理以外で頻繁に使用する機能は、顧客検索機能のようです。

「過去に初級コースを受講頂いた生徒さんへの中級コースのおすすめや、新コースのご案内など、ターゲットを絞ったご案内をしています。」と小泉様。

ご案内方法は、DMとe-mailの2種類。顧客マスタには、どちらの方法でご案内するかが管理されており、DMの場合は宛名ラベル印字、e-mailの場合はリストをエクスポートして一括でメール送信されているそうです。

BIG通販Proでは、専用の顧客管理ソフトと比較すると機能は若干落ちるものの、同社の希望する機能は備えており、顧客管理ソフトとしても十分活用できているようです。

このように、本来の物販とは異なる使い方にはなるものの、クラス参加人数の管理、入金管理、営業支援管理、顧客管理と、業務にあわせてうまくパッケージソフトの機能を使いこなしている事例といえるのではないでしょうか。

今後の予定

 

横張様、小泉様

順調にファンを伸ばすスクールには日々新たな生徒さんが参加され、その数は年々増加しています。ワイン初級講座から始めて、ワインのコースが終了すると次にチーズの講座へとステップアップされる生徒さんも少なくありません。

そんな生徒さんたちには、これまでクラス編成に伴うご案内など、最低1年に4回ほどDMなどでご案内をされてきましたが、最近ではホームページのお問い合わせフォームでも、メールでのご案内を希望される方が増えてきており、徐々にメールでのご案内の方へシフトしてゆきたいと希望されています。

また、BIG通販Proの使い方として、現在は入金日報を見ながら一件ずつ入力して消しこみ作業を行っている同社ですが、多い日には50件にもなり、手作業では大変と感じられているとのこと。

そこで、入金データを用いた一括自動消しこみ処理のカスタマイズに興味をお持ちのご様子でした。

自社の業務形態に合わせたオーダーメイド（カスタマイズ）システムという固定概念を捨て、柔軟にパッケージソフトに切り替えれらた同社は、今回のシステム導入を業務改善のステップとし、更なる効率化やサービス向上に意欲的のようです。