住宅を建てて数年経過すると、外壁から室内まで、実に様々なメンテナンスが発生します。その都度、メンテナンス会社に依頼をしたり、自らで修繕する必要がありますが、自宅ではどこのメーカーのどんな部品が使われているのか、細かく調べてみないと意外とわからないものです。

セキスイハイムサプライ東日本株式会社様は、ハウスメーカーであるセキスイハイムで住宅を建てた後に発生する、様々なメンテナンスに必要となる商品やパーツなどのサプライ用品を販売されています。

もともとセキスイハイムのメンテナンスサービス会社として発足した同社は、後にメンテナンスに必要なサプライ用品の販売を目的とする協同組合へと姿を変え、現在は、全国のリフォーム会社様への卸売りをはじめ、一般消費者様に通信販売で商品を直接販売する会社として運営されています。

自宅にフィットする商品を、ハウスメーカー直結の企業が直接販売してくれるという強みは、他社にはないサービスです。

お客様のほとんどが、セキスイハイム住宅の施主様。施主様宛てに送付される総合カタログには、掃除用品や防犯・災害対策グッズ、DIYグッズなど実に様々な商品が掲載されています。「やはり、夏場は網戸、冬場は掃除用品などといった季節商品と、困っていることを解決してくれる商品が売れ筋となります。」と、ご担当者様は語ります。
カタログは１年に４回改定され、その都度、商品の見せ方やアピールに工夫を凝らされているようです。

導入のきっかけ

通販事業に本格参入を始めたのが1994年。当初から、パッケージソフトの販売管理システムをご活用されていましたが、時代の流れとともに、同社にとって必要な機能も変化してきました。

例えば、振込用紙に印字されるバーコード。従来、4段で印字されていたバーコードを1段に変更しなければならなくなったことも大きなきかっけのひとつです。それまでのシステムでは、そのほかにも修正が必要な箇所を機能ごとに見直す必要があり、莫大な費用を要したのです。

そこで、既存のパッケージで当時の希望を全て網羅したパッケージソフトへの切り替えを検討され、2006年にBIG通販Proへ切り替えをして頂きました。

もちろん、パッケージに標準搭載された機能もありますが、カスタマイズを要する部分もありました。通販事業参入以来、蓄積された独自のノウハウをカスタマイズとして反映させ、自社に合ったシステムの導入となりました。

業務の流れ

常時、10名ほどのオペレータが、受注処理・入金処理・出荷処理と分担して対応されています。

受注処理

お客様は、カタログを見ながらFAX・はがきでご注文の他、カタログの内容と連動したECサイトからの注文も入ります。

受注処理にも、随所にオペレータとお客様のやりとりをスムースにする工夫が見られます。お客様からの注文書には、住宅のタイプや建築時期を記入する欄があり、お客様が注文された商品が、住宅のタイプと合致しているか確認できるようになっています。

商品点数は、約5000点。季節によって新規商品が追加されたり、逆に廃盤になる商品も多々あります。そんな大量の商品を品番から探し出すのはかなり煩雑な作業となるため、廃盤商品は商品マスタ参照画面に表示しないというカスタマイズもされています。

基本的に、自社にある在庫からの出荷となりますが、時にはメーカーから仕入れたり、メーカー直送の商品もあるため、商品ごとにリードタイムを設けています。オペレータは、受注処理時におおよその納期がわかるので、お客様とのやりとりもスムースです。

オペレータは、商品の大きさや重さなどから判断し、ヤマトのメール便と佐川の宅配便のいずれかを選択。佐川の宅配便は、出荷データをエクスポートし、伝票発行システム“飛伝Pro”にて専用伝票を、ヤマトの場合は、BIG通販Proでメール便に用いる宛名ラベルを印刷し、出荷作業に移ります。

在庫切れを起こさない

いくつかのカスタマイズを施しましたが、特に徹底したのは、在庫管理です。

自社に在庫を蓄える同社では、受注後すぐに出荷ができるのが強みです。しかし、在庫は十分あるだろうという判断ミスから在庫切れを起こし、実際にない商品を出荷にかけてしまってはお客様にご迷惑をかけてしまいます。

繁忙期には、人気商品に受注が集中し、あっという間に在庫切れ、ということもあるようです。複数のオペレータで受注処理を同時に行っているため、在庫の取り合いになってしまう可能性も出てくるのです。 そこで、あらかじめ残数がいくつになったら自動的に出荷を停止するという機能を追加し、システム側で常に監視、在庫切れを起こさないしくみづくりをされています。
引き当てられた商品は、次回入荷時に出荷となります。

ECとの連携

最近は、はがき・FAXと並んで、EC経由の受注も増加しています。

ECサイトからの注文は、多い日では２００件を越すこともあります。
当システム導入当初は、ECによる受注データを手作業でBIG通販Proに入力していましたが、件数増加に伴い、データの一括取り込み機能を追加しました。

データ取り込み時に、BIG通販Pro側のお客様マスタに登録がない場合は自動的に作成して取り込みます。これにより、これまで追いつかなかった日々の入力作業が格段に楽になったそうです。また、リフォーム会社や販売店様向けのいわゆる卸売りには、基幹の専用システムを用いて、こちらもやはり自動化して業務改善を行われました。

導入効果

一番の導入効果として挙げられているのが、入金作業です。

前システムでは、日々数百件発生する入金作業を、１件ずつ手作業で行われていたそうです。BIG通販Proでは、決済代行会社である電算システムとの連携で、入金データを自動取り込みすることにより、１日かかっていた作業を１０分もかからず終わらせることが出来る、とご好評を頂いています。

今後の展望

「当社の通信販売の強みは、お客様の住宅タイプに合った部材と、快適に生活するための掃除用品のような一般商品の両方が手に入ることです。

修理・修繕といった必要に迫られた商品購入意外でも、最近では定期交換商品である浄水器のカートリッジや空気清浄機のフィルターなどを、定期的に購入したいというお客様の要望も増えてきました。今後は、BIG通販Proの定期購入、定期発送機能を活用して、お客様の要望にお応えしていきたい。」とご担当者様は語ります。

今後は、インターネットの普及で増えつつある、ECによる受注の更なる増加が予測され、はがき、FAXからの受注から、EC受注へのシフトによる入力作業の軽減も期待されます。

また、これまであまり活用できていなかった売上集計データを最大限に活かすために、システム入れ替え時に商品コード付けを見直した同社では、商品別・商品分類別の集計で売れ筋商品などのマーケティングを行い、売上アップに役立てていきたいとの展望をお持ちです。

業務が行われている事務所では、オペレータや関係者の方のノウハウが詰まったシステムを駆使しながら、当社の担当営業と質疑応答を繰り返し、更なる機能アップを検討している、向上心の溢れた活気のある現場を拝見させていただきました。